WhatsApp là ứng dụng trên điện thoại thông minh mà chúng ta sử dụng nhiều nhất. Quản lý các cuộc trò chuyện cá nhân và công việc Và nó có thể là một công cụ giao tiếp rất hữu ích hoặc một cách tuyệt vời để lãng phí thời gian. Dưới đây là 3 chìa khóa để tạo ra các cuộc trò chuyện được tổ chức tốt hơn, thêm kỹ thuật tiên tiến, dấu hiệu rối loạn, rủi ro và công cụ để đưa hộp thư trò chuyện của bạn lên một tầm cao mới.
1.- Sử dụng các câu trả lời
Khi bạn định trả lời ai đó trong một nhóm hoặc thậm chí trong một cuộc trò chuyện riêng tư, thay vì chỉ nói chuyện, nếu bạn tham khảo một tin nhắn trong cuộc trò chuyện, trích dẫn nóĐây là một công cụ họ mới thêm vào cách đây không lâu, và chỉ có một vài người dùng sử dụng nó. Bạn cũng cần sử dụng nó. Để làm như vậy, chỉ cần giữ lại Để trả lời tin nhắn, hãy chọn mũi tên trỏ sang trái ở menu trên cùng. Thao tác này sẽ cho mọi người biết bạn đang trả lời tin nhắn nào. Ngoài ra, trong nhóm, bạn có thể sử dụng Trả lời riêng tư để tiếp tục cuộc trò chuyện mà không bị làm phiền và nếu bạn sử dụng iPhone, hãy vuốt tin nhắn sang phải để trích dẫn nhanh hơn.
2.- Đừng gửi hàng nghìn GIF hoặc "Đã đến thứ Sáu rồi"
Vâng, tôi biết có những người dùng thích gửi những hình ảnh có nội dung Hôm nay là thứ sáu!, Chào buổi sáng u tôi ghét thứ HaiNhưng thực tế là họ những tin nhắn không đóng góp gì và điều đó chỉ khiến người dùng muốn tắt tiếng cuộc trò chuyện. Đôi khi điều này không thành vấn đề, nhưng tốt nhất là không nên lấp đầy cuộc trò chuyện bằng GIF hoặc hình ảnh. Thay vào đó, hãy sử dụng biểu tượng cảm xúc. tránh trả lời trùng lặp Và nếu bạn muốn chia sẻ điều gì đó, hãy chia sẻ vào thời điểm thích hợp và trong nhóm thích hợp.
3.- Đừng tạo hai triệu nhóm
Một vấn đề phổ biến khác là tạo ra hàng triệu nhóm rồi cuối cùng lại chìm vào quên lãng. Nếu bạn đã có một nhóm với cùng người dùng, Đừng tạo ra một cái mới nữaCuối cùng, điều này khiến người dùng bỏ qua các nhóm, điều này phản tác dụng. Nếu bạn muốn người dùng thực sự sử dụng các nhóm, tốt nhất là không nên tạo các nhóm vô dụng. Hãy đặt quy tắc trong phần mô tả, sử dụng khảo sát để quyết định các vấn đề và dựa vào danh sách gửi thư khi bạn chỉ cần Gửi Thông Tin mà không cần mở nhóm mới.
Biến WhatsApp thành một ứng dụng nhắn tin hữu ích, không phải là ứng dụng mà tùy chọn hữu ích nhất là Tắt tiếng nhóm trong thời gian dài.
Những dấu hiệu rõ ràng cho thấy bạn cần sắp xếp lại các cuộc trò chuyện của mình
Cuộn vô hạn Để tìm tin nhắn, việc chỉ dựa vào "Tôi nhớ..." hoặc không nhớ ai đó đã viết thư cho bạn hôm qua hay tuần trước cho thấy bạn cần có cấu trúc. Nếu bạn bỏ lỡ tin nhắn từ những người quan tâm vì bạn không đánh dấu hoặc gắn thẻ họ, thì bạn... bỏ lỡ cơ hộiĐây cũng là một dấu hiệu cảnh báo khi không biết mỗi liên hệ đang ở giai đoạn nào (đang tìm hiểu, sẵn sàng thanh toán hoặc đang chờ xử lý) và xen lẫn các cuộc trò chuyện cá nhân với khách hàng, điều này tăng lỗiMột triệu chứng khác là trả lời thủ công cùng một nội dung nhiều lần mà không sử dụng tính năng trả lời nhanh.
Rủi ro khi không sắp xếp các cuộc trò chuyện của bạn
Một khách hàng không nhận được phản hồi kịp thời thường rời đi với một lựa chọn khác; trải nghiệm khách hàng Nó sẽ khó chịu nếu bạn quên rằng anh ấy đã viết thư cho bạn. Sự hỗn loạn làm tăng nhấn mạnh Và những lỗi như nhập sai đơn hàng, nhập sai dữ liệu hoặc thanh toán nhầm lẫn. Tất cả đều được giảm thiểu nhờ các cuộc trò chuyện được thiết kế tốt. được phân loại và ưu tiên.
Các thực hành và chức năng tốt giúp tổ chức
- Thẻ trong WhatsApp Business: Phân loại theo màu sắc và tên (khách hàng mới, theo dõi, sẵn sàng thanh toán). Giúp việc tập trung hàng ngày dễ dàng hơn.
- Tin nhắn tự động: Chào đón và vắng mặt để không để ai phải chờ đợi; kênh mong đợi và tiết kiệm thời gian.
- Nhanh chóng trả lời: Thiết lập phím tắt cho giá cả, lịch trình hoặc phương thức thanh toán và tránh việc phải liên tục nhập cùng một nội dung.
- Tách biệt nhân viên và doanh nghiệp: Chỉ sử dụng WhatsApp Business cho hoạt động chuyên môn của bạn và tránh nhầm lẫn.
- Danh sách mail: Nó giao tiếp với nhiều người mà không tạo thành nhóm hoặc gây ra tiếng ồn không cần thiết.
- Yêu thích và ghim: Giữ các cuộc trò chuyện quan trọng ở trên cùng bằng mã PIN; theo cách đó, bạn sẽ không bỏ lỡ những cuộc trò chuyện khẩn cấp.
- Lưu trữ và đánh dấu là đã đọc/chưa đọc: xóa khay mà không mất quyền truy cập và sử dụng "chưa đọc" làm nhắc nhở.
- Điều khiển đa phương tiện: vô hiệu hóa tải xuống tự động và vệ sinh khoang chứa đồ thường xuyên.
- Phím tắt (Android): Tạo biểu tượng trên màn hình chính cho những cuộc trò chuyện quan trọng nhất của bạn.
- Xuất cuộc trò chuyện và bản sao lưu: lưu trữ các hồ sơ quan trọng và chương trình sao lưu đám mây.
Danh sách, bộ lọc và thư mục: truy cập nhanh hơn
WhatsApp kết hợp danh sách tùy chỉnh để nhóm các cuộc trò chuyện theo danh mục (Công việc, Gia đình, Dự án), ngoài các bộ lọc được xác định trước như Tất cả, Chưa đọc, Yêu thích và Nhóm không thể sửa đổi. Các danh sách này rất linh hoạt: bạn có thể đổi tên, thêm hoặc xóa các cuộc trò chuyện và sử dụng chúng như bảng điều khiểnNền tảng này cũng khám phá thư mục có thể tùy chỉnh Đã thấy trong phiên bản thử nghiệm, cho phép nhóm các cuộc trò chuyện theo tên và biểu tượng cảm xúc để truy cập trực tiếp hơn mà không cần xác nhận ngày phát hành.
Kiểm soát sự riêng tư và tiếng ồn
Tắt tiếng các nhóm hoặc liên hệ không liên quan mà không ai biết và sử dụng trò chuyện bị hạn chế để ẩn các cuộc hội thoại trong một thư mục được bảo vệ bằng xác thực, ngay cả với mã bí mậtHọ cũng đang làm việc trên một tính năng để chia sẻ một tên người dùng có mã PIN Bằng cách thêm danh bạ thay vì số điện thoại, bạn sẽ thêm một lớp bảo mật cho những tương tác mới.
Khi khối lượng tăng lên: các công cụ mở rộng
Nếu bạn bán hàng hoặc phục vụ nhiều khách hàng qua WhatsApp, một CRM tích hợp sẽ giúp ngăn ngừa tình trạng thất lạc thông tin. kommo Nó tích hợp WhatsApp, Instagram và email với tính năng tự động hóa và bot ở cùng một nơi. Bán hàng tiềm năng Ứng dụng này nổi bật với bảng điều khiển trực quan, tính năng phân công cuộc trò chuyện và phân tích kênh bán hàng. Trả lời.io tập trung nhiều kênh vào một khay, cho phép dán nhãn, tự động hóa và phân phối tải giữa các nhóm. Bất kể bạn chọn công cụ nào, hãy xác định nhãn, giai đoạn và nhắc nhở theo dõi để biến sự hỗn loạn thành một hệ thống rõ ràng.
Việc biến WhatsApp thành một không gian gọn gàng là một vấn đề về phương pháp: sử dụng các câu trả lời được trích dẫn, hạn chế sự lộn xộn, tận dụng danh sách, nhãn và tự động hóa, và nếu cần, một CRM. Với những điều chỉnh nhỏ và nhất quán, mọi cuộc trò chuyện đều trở nên có thể hành động và mọi tin nhắn quan trọng sẽ không còn bị thất lạc nữa.
