Tất cả chúng ta đều muốn có thêm dung lượng trong Gmail, vì dịch vụ thư này mang lại cho chúng ta nhiều lợi ích. Tuy nhiên, để tận hưởng nó, chúng ta phải trả tiền. Hoặc chúng tôi nghĩ vậy vì hóa ra có một cách hoàn toàn miễn phí để tận hưởng nhiều không gian lưu trữ hơn.
Hôm nay chúng tôi mang đến cho bạn một hướng dẫn để bạn có thể quản lý tài khoản email của mình tốt hơn và do đó có được một không gian mà bạn thậm chí không biết là mình có. Tận dụng 15 GB dung lượng miễn phí!
Dịch vụ email phổ biến nhất trên toàn thế giới
Gmail là dịch vụ email của Google. Nó được ra mắt vào năm 2004 và kể từ đó, nó không ngừng phát triển, cho đến khi nó trở thành một trong những phổ biến nhất trên toàn thế giới.
Có nhiều lý do khiến tất cả chúng ta đều có tài khoản trên dịch vụ này, nhưng đây là một số lý do đáng chú ý nhất:
- Giao diện thân thiện với người dùng. Ngay cả những người chưa từng sử dụng email cũng có thể gửi và nhận thông tin liên lạc bằng hệ thống này vì nó có giao diện đơn giản và rất trực quan. Ngoài ra, trong đó nội dung còn được chia thành các phần như “entry”, “notifications”, “spam”, v.v.
- Tích hợp với các dịch vụ khác của Google. Từ tài khoản email của mình, chúng tôi có quyền truy cập trực tiếp vào các dịch vụ khác của Google như Lịch hoặc Drive. Bằng cách này, chúng tôi có thể dễ dàng quản lý tệp đính kèm, thông tin liên lạc và cuộc hẹn.
- Tìm kiếm mạnh mẽ. Hệ thống tìm kiếm trong email hoạt động rất tốt. Chúng ta có thể tìm kiếm theo người gửi, theo từ khóa và thậm chí theo tệp đính kèm.
- Lọc thư rác. Gmail kết hợp bộ lọc thư rác mạnh mẽ giúp chúng tôi giữ cho hộp thư đến của mình không có thư rác. Chúng đi thẳng đến một thư mục mà chúng tôi có thể xem lại và nội dung của chúng tôi có thể xóa trong một lần.
- Lưu trữ rộng rãi. Mặc dù việc có thêm dung lượng trong Gmail không bao giờ là điều xấu nhưng sự thật là nó cung cấp cho chúng ta 15 GB dung lượng miễn phí được chia sẻ giữa các dịch vụ email, Drive và Google Photos. Nếu thiếu, bạn có thể nâng cấp lên phiên bản Pro và mua thêm dung lượng lưu trữ.
Làm gì để tăng dung lượng trong email Gmail của bạn?
Mặc dù Google cung cấp cho chúng tôi rất nhiều không gian trống để lưu trữ email và tệp của chúng tôi, có thể sẽ có lúc bạn nhận ra rằng tài khoản của mình đã đầy và hầu như không còn chỗ trống cho bất cứ thứ gì.
Đó là lúc bạn nên áp dụng những thủ thuật này để có thêm dung lượng trong Gmail.
Tạo bản sao lưu
Nhiều khi chúng ta lưu email phòng trường hợp phải sử dụng thư đó trong tương lai hoặc để giữ lại một số tệp đính kèm nhất định. Mặc dù việc lưu giữ một số dữ liệu và tài liệu là hữu ích nhưng việc lưu trữ nó trong email thì không.
Hãy tập thói quen tạo một bản sao lưu trên máy tính của bạn. email quan trọng và các tệp đính kèm mà bạn có thể cần sau này. Vì bạn đã có bản sao này rồi, bạn có thể xóa email khỏi hộp thư đến của mình mà không gặp vấn đề gì.
Xóa email cũ
Bạn đã sử dụng Gmail được bao lâu rồi? Nếu tài khoản của bạn đã hoạt động được vài năm, chắc chắn bạn đã tích lũy được email từ ngày đầu tiên. Thông tin mà ngày nay không còn quan trọng nữa, nhưng nó đang chiếm nhiều bộ nhớ khi thứ bạn cần là nhiều dung lượng hơn trong Gmail.
Vì vậy, đã đến lúc phải làm sạch. Cách dễ nhất để làm điều này là thông qua chức năng tìm kiếm. Sử dụng lệnh “cũ hơn:YYYY/MM/DD” để xem các email cũ hơn một ngày nhất định. Bằng cách này bạn có thể xóa tất cả những tin nhắn đã tích lũy trong nhiều năm.
Thư mục thư rác
Hệ thống lọc của Google hoạt động tốt đến mức chúng ta thường quên rằng mình có một thư mục thư rác, trong đó tích tụ tất cả những email được phân loại là “rác”. Những thông báo mà ngay cả khi chúng ta bỏ qua chúng vẫn tiếp tục chiếm dung lượng trong hệ thống.
Điều chúng tôi khuyên trong trường hợp này là bạn nên kiểm tra thư mục thư rác định kỳ và xóa nội dung không mong muốn. Nếu bạn làm điều đó mỗi tháng một lần, Bạn sẽ tránh được việc tích lũy email chiếm dung lượng một cách không cần thiết.
Xóa các tệp đính kèm lớn
Email bao gồm các tệp lớn thậm chí còn tiêu tốn nhiều dung lượng hơn so với email có kích thước tệp bình thường. Lý tưởng nhất là tạo một bản sao của những tập tin này, nếu chúng có thể hữu ích thì hãy xóa tin nhắn.
Để xác định vị trí các tệp lớn này, chúng ta chỉ cần sử dụng chức năng tìm kiếm và áp dụng lệnh “has:attachment lớn hơn:10M”. Thao tác này sẽ hiển thị cho bạn các thư đến có tệp đính kèm vượt quá 10 MB. Tất cả những gì bạn phải làm là tạo một bản sao lưu nếu cần, sau đó xóa email.
Chọn kỹ email bạn nhận được
Xác định mức độ ưu tiên sử dụng tài khoản email sẽ là gì. Nếu bạn sử dụng nó cho mục đích chuyên nghiệp hơn hoặc liên quan đến học tập, Tốt hơn là bạn không nhận được tin nhắn thương mại trên đó.
Chắc chắn mỗi tuần bạn nhận được trung bình hai hoặc ba bản tin hoặc chương trình khuyến mãi từ các trang web mà bạn đã đăng ký vào một thời điểm nào đó. Ngay cả thông báo từ mạng xã hội của bạn. Điều này mà bạn không hề nhận ra, đang chiếm dung lượng quan trọng trong tài khoản Gmail của bạn.
Bắt đầu bằng cách xóa hộp thư đến của bạn khỏi tất cả những email không cần thiết này. Hủy đăng ký nhận các thông tin liên lạc mà bạn không quan tâm, và quản lý thông báo từ tài khoản truyền thông xã hội của bạn.
Nếu bạn muốn tiếp tục nhận thông báo và thông tin liên lạc thương mại, điều đó có thể tốt hơn chỉ tạo một email cho những loại tin nhắn này.
Làm trống thư mục các mục đã gửi và đã xóa
Thư mục này thường ít được chú ý, nhưng nó vẫn ở đó, và có thể tích lũy một lượng lớn thông tin không cần thiết chút nào.
Bạn có thể xóa nội dung của các thư mục này theo định kỳ hoặc định cấu hình tài khoản Gmail của bạn để thực hiện việc đó một cách tự động thường xuyên như vậy.
Với những thủ thuật nhỏ này, việc sử dụng tài khoản email của bạn sẽ hiệu quả hơn và ngoài ra, bạn sẽ tiết kiệm được nhiều dung lượng hơn trong Gmail. Hãy dành chút thời gian để xóa và sắp xếp thông tinvà việc thiếu không gian sẽ không bao giờ là vấn đề với bạn nữa.